Ontslagvergunning aanvragen

Ontslagvergunning aanvragen: de werkelijke procedure voor werkgevers in 2026

Een werknemer ontslaan kan in Nederland niet zomaar. Als werkgever heb je in veel gevallen toestemming nodig van UWV WERKbedrijf voordat je iemand de laan uit mag sturen. Deze ontslagvergunning is verankerd in artikel 7:669 lid 1 Burgerlijk Wetboek (BW) en bestaat sinds 1945. Het klinkt simpel, maar de praktijk is weerbarstiger dan de wet doet vermoeden.

Het belangrijkste om te begrijpen: sinds de invoering van de Wet Werk en Zekerheid in 2015 kies je als werkgever tussen twee wegen. Of je vraagt preventief toestemming aan UWV (de ontslagvergunning), of je laat de kantonrechter het ontslag toetsen via een ontbindingsprocedure. Deze keuze bepaalt je hele verdere traject, inclusief de ontslagvergoeding die je mogelijk moet betalen.

Wat is een ontslagvergunning precies

De ontslagvergunning is een formeel document van UWV WERKbedrijf waarin staat dat je als werkgever een werknemer mag ontslaan. Zonder die toestemming mag je de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd niet eenzijdig opzeggen. Doe je dat toch, dan is het ontslag nietig. De werknemer kan dan gewoon terugkomen werken en heeft recht op doorbetaling van het gemiste loon.

De juridische grondslag vind je in artikel 7:669 lid 1 BW. Daar staat letterlijk: "De werkgever kan de arbeidsovereenkomst niet opzeggen zonder voorafgaande toestemming van UWV." Deze toestemming heet officieel een 'ontslagvergunning', hoewel de term in de wet zelf niet voorkomt.

Niet elke beëindiging valt hieronder. Bij arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd hoef je geen vergunning aan te vragen, de overeenkomst loopt dan gewoon af. Ook bij ontslag op staande voet (artikel 7:677 BW) of bij een beëindiging met wederzijds goedvinden heb je geen UWV-toestemming nodig. Die laatste situatie noemen we een vaststellingsovereenkomst, waarbij werknemer en werkgever samen afspreken dat het arbeidscontract eindigt.

Wanneer moet je deze route kiezen

De keuze tussen UWV en kantonrechter hangt af van je ontslaggrond. Voor twee redenen ben je verplicht naar UWV:

Bedrijfseconomische redenen (artikel 7:669 lid 3 sub a BW): Als je mensen moet ontslaan vanwege reorganisatie, omzetverlies of stopzetting van bedrijfsactiviteiten, moet je naar UWV. De kantonrechter mag deze gevallen niet behandelen. Stel je runt een boekhandel in Utrecht en door online concurrentie moet je twee van je vijf verkoopmedewerkers ontslaan. Dan is UWV de enige mogelijkheid.

Langdurige arbeidsongeschiktheid (artikel 7:669 lid 3 sub b BW): Als een werknemer twee jaar ziek is en de re-integratieverplichting uit de Wet Verbetering Poortwachter is afgerond, mag je alleen via UWV ontslag aanvragen. Na 104 weken ziekte heb je als werkgever immers aan je verplichtingen voldaan en kan je de arbeidsrelatie willen beëindigen.

Voor alle andere ontslaggronden heb je een keuze. Denk aan disfunctioneren, verwijtbaar handelen, verstoorde arbeidsrelatie of frequent ziekteverzuim. In de praktijk kiezen werkgevers bij deze redenen vaak voor de kantonrechter, omdat die procedure meer flexibiliteit biedt en je daar ook een ontslagvergoeding kunt afspreken die afwijkt van de transitievergoeding.

De aanvraagprocedure stap voor stap

De aanvraag doe je digitaal via het Ontslagportaal op uwv.nl. Je hebt hiervoor een eHerkenning niveau 2+ nodig. Sinds 2020 is de papieren procedure afgeschaft.

Stap 1: Voorbereiding en hoorplicht

Voordat je de aanvraag indient, moet je de werknemer informeren over je ontslagvoornemen. Dit heet de 'hoorplicht' uit artikel 7:669 lid 4 BW. Organiseer een gesprek waarin je uitlegt waarom je tot ontslag wilt overgaan en geef de werknemer de kans om te reageren. Noteer dit gesprek in een gespreksverslag en bewaar dit. UWV controleert of je aan deze hoorplicht hebt voldaan.

Stel je hebt een medewerker die structureel te laat komt en niet functioneert. Je moet dan aantonen dat je eerst verbetergesprekken hebt gevoerd, schriftelijke waarschuwingen hebt gegeven en een verbeterplan hebt opgesteld. Zonder dat dossier wijst UWV je aanvraag af.

Stap 2: De digitale aanvraag

In het Ontslagportaal vul je gedetailleerd in waarom je wilt ontslaan. Bij bedrijfseconomische redenen lever je een bedrijfseconomisch ontslag-dossier aan met onderbouwing van de financiële noodzaak, het sociaal plan (indien van toepassing) en de afspiegelingsberekening. Die laatste bepaalt welke werknemers als eerste moeten vertrekken op basis van leeftijd en diensttijd.

Bij langdurige arbeidsongeschiktheid upload je het re-integratiedossier, het deskundigenoordeel van de bedrijfsarts en de probleemanalyse. UWV wil zien dat je alle mogelijkheden hebt onderzocht om de werknemer aangepast of ander werk te laten doen.

Stap 3: De behandeling door UWV

UWV moet binnen vier weken beslissen (artikel 7:669a lid 6 BW). In de praktijk lukt dit meestal, maar bij complexe reorganisaties kan UWV één keer de beslistermijn met vier weken verlengen.

Een medewerker van UWV WERKbedrijf beoordeelt je aanvraag. Deze kijkt of je de juiste ontslaggrond hebt gekozen, of je aan alle procedurele vereisten hebt voldaan en of de ontslaggrond redelijk is. Bij bedrijfseconomisch ontslag controleert UWV of er werkelijk sprake is van omzetdaling of reorganisatie, en of je de juiste werknemers hebt geselecteerd volgens het afspiegelingsbeginsel.

De werknemer krijgt de aanvraag toegestuurd en mag binnen een week een verweerschrift indienen. Als vakbond of OR betrokken zijn, mogen die ook reageren. UWV neemt deze reacties mee in de beslissing.

Stap 4: De beslissing

UWV stuurt zowel jou als de werknemer de beschikking. Bij toewijzing mag je de arbeidsovereenkomst opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn. Die termijn staat in de CAO of arbeidsovereenkomst, met een wettelijk minimum van één maand (artikel 7:672 BW). Bij langer dienstverband geldt een langere termijn, oplopend tot vier maanden bij dienstverband van 15 jaar of langer.

Bij afwijzing kun je niet ontslaan via deze weg. Je kunt dan alsnog naar de kantonrechter voor een ontbindingsverzoek, maar dat wordt een lastiger verhaal omdat UWV je aanvraag al heeft afgewezen.

Kosten en vergoedingen waar je rekening mee houdt

De aanvraag zelf is gratis. UWV brengt geen kosten in rekening voor de behandeling van een ontslagvergunning. Dit in tegenstelling tot de kantonrechter, waar je griffierecht betaalt (€664 in 2026 voor een ontbindingsverzoek).

Maar let op: sinds 1 januari 2020 ben je bij ontslag via UWV verplicht de transitievergoeding te betalen (artikel 7:673 BW). Deze vergoeding staat los van de ontslagvergunning en is een wettelijk recht van de werknemer. De berekening hangt af van het bruto maandsalaris en de duur van het dienstverband.

Voor de eerste 10 jaar dienstverband krijgt de werknemer een derde maandsalaris per gewerkt jaar. Vanaf het 11e jaar is dat een half maandsalaris per jaar. Voorbeeld: iemand werkt 8 jaar bij je en verdient €3.000 bruto per maand. Dan is de transitievergoeding 8 x (€3.000 / 3) = €8.000 bruto.

Er zijn twee uitzonderingen waarbij je géén transitievergoeding hoeft te betalen. De eerste is als het dienstverband korter dan 24 maanden heeft geduurd. De tweede is bij ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer, maar dan moet je via de kantonrechter en niet via UWV.

Wanneer wijst UWV af

UWV wijst ongeveer 15% van alle aanvragen af. De meest voorkomende redenen:

Onvoldoende dossiervorming: Je hebt de werknemer niet gehoord, geen waarschuwingen gegeven of geen verbetertraject gevolgd. Bij disfunctioneren wil UWV minimaal twee functioneringsgesprekken zien, een verbeterplan met concrete afspraken en een evaluatieperiode van tenminste drie maanden.

Fouten in de afspiegeling: Bij bedrijfseconomisch ontslag moet je binnen uitwisselbare functies de werknemer ontslaan die het minst lang in dienst is binnen zijn leeftijdscategorie. Die categorieën zijn: 15-25 jaar, 25-35 jaar, 35-45 jaar, 45-55 jaar en 55 jaar en ouder. Maak je hier een rekenfout of pas je de afspiegeling verkeerd toe, dan wijst UWV af.

Onvoldoende herplaatsingsinspanning: Bij reorganisatie moet je aantonen dat je hebt geprobeerd de werknemer elders in de organisatie te plaatsen. Bij arbeidsongeschiktheid moet uit het re-integratiedossier blijken dat je alle mogelijkheden hebt onderzocht, inclusief aanpassingen aan de werkplek en scholing voor ander werk.

Onduidelijke bedrijfseconomische noodzaak: UWV wil harde cijfers zien. Een eenmalige omzetdip in één kwartaal is onvoldoende. Je moet een structurele daling aantonen of een strategische keuze om bepaalde activiteiten te stoppen. Een restaurant in Amsterdam dat claimt minder gasten te hebben, moet dat onderbouwen met jaaroverzichten, kasstrookgegevens en een vergelijking met voorgaande jaren.

Wat gebeurt er na toewijzing

Met de ontslagvergunning op zak stuur je de werknemer een opzegbrief. Deze brief moet schriftelijk (mag digitaal sinds 2021) en moet de opzegtermijn vermelden. De opzegtermijn gaat in op de eerste dag van de volgende maand. Als je op 15 maart opzegt met één maand opzegtermijn, eindigt het dienstverband op 30 april.

Tijdens de opzegtermijn blijft de werknemer gewoon in dienst met alle bijbehorende rechten en plichten. Salaris, vakantiedagen en pensioenopbouw lopen door. Je mag de werknemer wel vrijstellen van werk, maar dan moet je het salaris doorbetalen.

De werknemer kan zich melden bij UWV voor een WW-uitkering. Bij ontslag via een ontslagvergunning krijgt de werknemer geen opzegverbod opgelegd, de WW-uitkering gaat direct in na afloop van het dienstverband. De duur van de WW-uitkering hangt af van het arbeidsverleden, met een maximum van 24 maanden volgens de regels van UWV. De eerste twee maanden bedraagt de uitkering 75% van het dagloon, daarna 70%.

Het verschil met de kantonrechter-route

Veel werkgevers kiezen bewust voor de kantonrechter in plaats van UWV, zelfs als ze niet verplicht zijn die weg te kiezen. De redenen:

Bij de kantonrechter kun je onderhandelen over de ontslagvergoeding. Die hoeft niet per se gelijk te zijn aan de transitievergoeding. Bij een verstoorde arbeidsrelatie gebeurt het regelmatig dat werkgever en werknemer afspreken dat de vergoeding hoger uitvalt, in ruil voor een snelle beëindiging zonder procedures.

De kantonrechter beoordeelt ook of er sprake is van ernstig verwijtbaar handelen. Als dat zo is, vervalt de verplichting tot een transitievergoeding (artikel 7:673 lid 7 sub b BW). Bij UWV kun je dit niet aanvoeren.

Een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter duurt gemiddeld 6 tot 8 weken, vergelijkbaar met UWV. Maar de kantonrechter heeft meer ruimte voor maatwerk en kan sneller schakelen bij spoedeisende situaties.

Het nadeel: de kantonrechter brengt griffierecht in rekening en vaak heb je een arbeidsrechtadvocaat nodig. Die kosten liggen al snel tussen de €2.500 en €5.000 exclusief btw voor een standaard ontbindingsprocedure.

Wanneer juridisch advies inschakelen

Voor standaard bedrijfseconomische ontslagen met een goed voorbereid dossier kun je de UWV-procedure zelfstandig doorlopen. UWV heeft handige stappenplannen op de website en de digitale omgeving is helder.

Schakel een arbeidsrechtadvocaat in bij:

Complexe reorganisaties met meerdere werknemers en afspiegeling over verschillende functiegroepen. Een verkeerde afspiegeling leidt tot afwijzing en vertraging van maanden.

Medische situaties waarbij onduidelijk is of je aan alle re-integratieverplichtingen hebt voldaan. De Wet Verbetering Poortwachter stelt strikte eisen en werkgevers onderschatten regelmatig wat er van hen verwacht wordt.

Directeuren en bestuurders die formeel in dienst zijn. Deze groep heeft vaak bijzondere contractvoorwaarden en hogere salarissen, waardoor de transitievergoeding aanzienlijk is. Bovendien speelt de vraag of het echt een dienstverband is of een opdrachtovereenkomst.

Situaties met mogelijk verwijtbaar handelen. Als je denkt dat de werknemer ernstig verwijtbaar heeft gehandeld en je daarom géén transitievergoeding wilt betalen, moet je naar de kantonrechter. UWV kan daar niet over oordelen. Een arbeidsrechtadvocaat beoordeelt of je zaak sterk genoeg is.

Als UWV heeft afgewezen. Een afwijzing betekent niet automatisch dat ontslag onmogelijk is. Een specialist bekijkt of je alsnog naar de kantonrechter kunt of dat je het dossier moet aanvullen voor een nieuwe UWV-aanvraag.

Arbeidsrechtadvocaten vind je via de Nederlandse Orde van Advocaten (advocatenorde.nl) of gespecialiseerde kantoren zoals DAS, Clint, Schenkeveld of AMS Advocaten. Reken op uurtarieven tussen €200 en €400 afhankelijk van ervaring en regio.

Veelgemaakte fouten die je kunt vermijden

Te vroeg stoppen met loonbetaling: Zonder definitieve ontslagvergunning en correcte opzegging blijft de werknemer gewoon in dienst. Werkgevers die te snel stoppen met betalen, krijgen te maken met een kort geding en moeten alsnog het salaris doorbetalen plus proceskosten.

Geen schriftelijke opzegging sturen: De ontslagvergunning zelf beëindigt het dienstverband niet. Je moet nog steeds een formele opzegbrief sturen. Doe je dat niet, dan eindigt het contract niet en blijf je loon verschuldigd.

Verkeerde opzegtermijn hanteren: De opzegtermijn staat in de CAO of arbeidsovereenkomst. Bij twijfel geldt de wettelijke termijn uit artikel 7:672 BW. Die loopt op met het aantal jaren dienstverband. Een werknemer met 8 jaar dienstverband heeft recht op twee maanden opzegtermijn.

Onderschatten van de administratieve last: Een compleet UWV-dossier vergt serieuze voorbereiding. Plan minimaal 3 tot 4 weken voor het verzamelen van alle documenten, vooral bij bedrijfseconomisch ontslag waar financiële onderbouwing nodig is.

Vergeten de transitievergoeding te reserveren: Deze verplichting verrast veel werkgevers. Zorg dat je de berekening maakt voordat je de procedure start, zodat je weet welk bedrag je moet reserveren. Voor een medewerker met 15 jaar dienstverband en een salaris van €4.000 bruto gaat het om ongeveer €26.000.

De ontslagvergunningprocedure via UWV is een gestructureerd maar veeleisend traject. Wie goed voorbereid start, een compleet dossier aanlevert en aan alle procedurele eisen voldoet, heeft een goede kans op toewijzing. De investering in zorgvuldige voorbereiding voorkomt afwijzing, vertraging en extra kosten. Bij twijfel of complexe situaties blijft specialistisch juridisch advies de verstandigste keuze.