Ontslagvergunning UWV: hoe werkt de procedure?

Ontslagvergunning bij UWV: zo werkt de procedure in 2026

Wanneer een werkgever je wil ontslaan vanwege bijvoorbeeld een reorganisatie of langdurige arbeidsongeschiktheid, moet deze in veel gevallen eerst toestemming vragen aan UWV. Deze toestemming heet een ontslagvergunning. De procedure duurt maximaal vier weken en beschermt werknemers tegen willekeurig ontslag. UWV toetst of de werkgever een rechtvaardige ontslaggrond heeft en of de juiste procedure is gevolgd. Zonder deze vergunning mag de werkgever je niet ontslaan, tenzij er via andere routes wordt gewerkt.

Wat is een ontslagvergunning precies

Een ontslagvergunning is een officiële toestemming van UWV die een werkgever nodig heeft om een arbeidscontract op te zeggen. Dit staat geregeld in artikel 7:669 lid 1 en 3 van het Burgerlijk Wetboek. UWV toetst of de werkgever een redelijke grond heeft voor ontslag en of alternatieven voor ontslag zijn onderzocht.

De procedure geldt voor alle arbeidsovereenkomsten die onder Nederlands recht vallen, dus zowel voor mensen met een vast contract als een tijdelijk contract dat wordt opgezegd voor de einddatum. Ook bij flexcontracten kan deze route nodig zijn wanneer het contract tussentijds wordt opgezegd.

Stel je werkt al acht jaar bij een middelgroot productiebedrijf en de afdeling waar je werkt wordt gesloten. Je werkgever kan je niet zomaar naar huis sturen. Hij moet eerst bij UWV een ontslagvergunning aanvragen en aantonen dat er echt geen andere functie voor je beschikbaar is binnen het bedrijf, ook niet na omscholing.

Welke ontslaggronden komen in aanmerking

UWV verleent alleen een ontslagvergunning als er sprake is van een van de wettelijke ontslaggronden uit artikel 7:669 lid 3 BW. De belangrijkste in de praktijk:

Bedrijfseconomische redenen (reorganisatie) Dit is de meest voorkomende reden. De werkgever moet aantonen dat er structureel te weinig werk is of dat functies verdwijnen door bijvoorbeeld automatisering of efficiency verbeteringen. UWV toetst kritisch of de werkgever een onderbouwd reorganisatieplan heeft. Bij het selecteren wie er moet vertrekken, gelden strikte regels: het afspiegelingsbeginsel. Per functiegroep wordt gekeken naar leeftijd en diensttijd. Binnen leeftijdscategorieën moeten medewerkers met het kortste dienstverband als eerste vertrekken.

Langdurige arbeidsongeschiktheid Als je langer dan twee jaar ziek bent, mag een werkgever ontslag aanvragen. Maar ook dan moet hij aantonen dat hij zijn re-integratieverplichtingen heeft nagekomen. Heeft de werkgever bijvoorbeeld geen deskundigenoordeel aangevraagd bij UWV of geen re-integratieplan opgesteld, dan wijst UWV het verzoek meestal af.

Regelmatig ziekteverzuim Bij frequent verzuim van korte duur (geen langdurige uitval) kan een werkgever ook ontslag aanvragen, maar dit is lastig. Hij moet hard maken dat het verzuim structureel is en dat re-integratie niet lukt. UWV is hier terughoudend.

Disfunctioneren Wanneer je je werk niet goed doet, kan dit een grond zijn. Maar de werkgever moet bewijzen dat hij je erop heeft aangesproken, een verbetertraject heeft geboden en je voldoende tijd heeft gegeven om te verbeteren. Alleen een paar slechte beoordelingsgesprekken is onvoldoende.

Verwijtbaar handelen Bij ernstig verwijtbaar gedrag zoals fraude, diefstal of agressie kan ontslag op staande voet (zonder vergunning) al mogelijk zijn. Voor minder ernstige gevallen kan een ontslagvergunning nodig zijn, maar dan moet de werkgever wel aantonen dat het vertrouwen echt beschadigd is en voortzetting van het dienstverband redelijkerwijs niet mogelijk is.

Hoe de aanvraagprocedure verloopt

De werkgever start met het indienen van een aanvraag bij UWV via een digitaal portaal. Hij moet daarbij een compleet dossier aanleveren met bewijsstukken zoals reorganisatieplannen, ziektedossiers of gespreksverslagen over functioneren.

Binnen twee werkdagen na ontvangst stuurt UWV jou als werknemer een kopie van de aanvraag. Je krijgt vijf werkdagen de tijd om een verweerschrift in te dienen. Dit is cruciaal: gebruik deze termijn. Ga niet voorbij aan deze mogelijkheid om je kant van het verhaal te vertellen. Overleg met een arbeidsrechtadvocaat of vakbond voordat je reageert.

Vervolgens heeft UWV maximaal vier weken vanaf de ontvangst van de aanvraag om te beslissen. In complexe gevallen kan dit worden verlengd met nog eens twee weken, maar dan moet UWV dit expliciet melden.

In sommige gevallen roept UWV partijen op voor een hoorgesprek. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij onduidelijkheden over functioneren of als de verklaringen van werkgever en werknemer sterk uiteenlopen. Bereid je hier goed op voor en neem iemand mee (advocaat of vertrouwenspersoon).

Wat UWV precies toetst

UWV kijkt naar drie hoofdzaken:

Is er een redelijke grond De werkgever moet feiten en omstandigheden aandragen die de ontslaggrond onderbouwen. Bij reorganisatie: cijfers over omzetverlies, marktontwikkelingen of concrete plannen. Bij ziekte: medische stukken en bewijs van re-integratiegesprekken. Bij disfunctioneren: schriftelijke waarschuwingen en verbeterplannen.

Is het herplaatsingsonderzoek uitgevoerd De werkgever moet aantonen dat hij heeft onderzocht of er binnen redelijke termijn een andere passende functie voor je beschikbaar is, eventueel na omscholing. Dit geldt voor functies binnen het eigen bedrijf, maar ook bij concernmaatschappijen in Nederland. Een werkgever die een kantoormedewerker ontslaat wegens reorganisatie, maar tegelijk vacatures heeft staan voor vergelijkbare functies, krijgt geen toestemming.

Is de opzegtermijn correct UWV controleert of de werkgever de juiste wettelijke opzegtermijn in acht neemt. Deze loopt op met je diensttijd: van één maand bij een dienstverband tot vijf jaar, tot vier maanden bij een dienstverband van 15 jaar of langer. De opzegtermijn start pas nadat UWV de vergunning heeft verleend.

De gevolgen van een verleende vergunning

Als UWV toestemming geeft, mag de werkgever de arbeidsovereenkomst opzeggen. Hij moet dit wel doen binnen vier weken nadat de ontslagvergunning onherroepelijk is geworden. Anders vervalt de vergunning.

Je ontvangt een ontslagbrief waarin de opzegtermijn staat. Vanaf dat moment loop je nog minimaal één maand in dienst, mogelijk langer afhankelijk van je dienstjaren. Je blijft gewoon salaris ontvangen en hebt recht op het opbouwen van vakantiedagen. Het wettelijk minimum is vier keer het aantal werkdagen per week, dus bij een fulltime baan minimaal 20 dagen per jaar.

Bij ontslag met een vergunning heb je meestal recht op een transitievergoeding. Dit is een wettelijke ontslagvergoeding die je werkgever moet betalen. De hoogte hangt af van je dienstjaren en salaris. Ruwweg komt het neer op een derde maandsalaris per dienstjaar voor de eerste 10 jaar, en een half maandsalaris per jaar daarna.

Stel je verdient €3.000 bruto per maand en werkt zes jaar bij je werkgever. Dan krijg je ongeveer €6.000 transitievergoeding (6 x €1.000). Let op: bij arbeidsovereenkomsten die al bestonden voor 1 juli 2015 gelden overgangsregels.

Na je ontslag kun je je melden bij UWV voor een WW-uitkering. Bij ontslag met een vergunning krijg je geen opzegverbod van UWV. De eerste twee maanden ontvang je 75% van je dagloon, daarna 70%. De maximale duur is 24 maanden, afhankelijk van je arbeidsverleden.

Wanneer UWV een vergunning weigert

UWV wijst ongeveer een kwart van alle aanvragen af. Veelvoorkomende redenen:

Onvoldoende onderbouwing De werkgever heeft geen gedegen plan overlegd of kan de reorganisatie niet goed uitleggen. Bij ziekte ontbreekt bijvoorbeeld een deugdelijk re-integratiedossier.

Geen herplaatsingsonderzoek Er zijn andere geschikte functies beschikbaar die de werkgever niet heeft aangeboden. Of de werkgever heeft niet onderzocht of je met een korte opleiding een andere functie zou kunnen doen.

Procedurefouten De werkgever heeft bijvoorbeeld de cao-procedure niet gevolgd, geen instemming van de ondernemingsraad gevraagd waar dat wel moest, of heeft afspiegelingsregels verkeerd toegepast.

Opzegverbod Je valt onder een bijzondere bescherming. Denk aan zwangere werkneemsters (vanaf de melding tot zes weken na bevalling), werknemers met ouderschapsverlof, OR-leden tijdens hun zittingsperiode of vakbondskaderleden. Voor deze groepen geldt een opzegverbod tenzij de kantonrechter dit opheft.

Wanneer UWV de aanvraag afwijst, kan de werkgever niet zomaar opnieuw een aanvraag indienen met dezelfde grond. Hij zal eerst het plan moeten verbeteren of alsnog moeten aantonen dat aan alle eisen is voldaan.

Alternatieven voor de ontslagvergunning

Veel werkgevers mijden de UWV-route omdat deze tijdrovend is en geen zekerheid biedt. Er zijn twee alternatieven:

Ontbinding via de kantonrechter De werkgever kan bij de kantonrechter verzoeken om de arbeidsovereenkomst te ontbinden. De rechter toetst dezelfde ontslaggronden, maar heeft meer ruimte om billijkheidscorrecties toe te passen. Een voordeel voor werkgevers: de rechter kan bij twijfel toch instemmen met ontslag maar wel een hogere vergoeding toekennen. Bij UWV is het alles of niets. De procedure duurt meestal twee tot drie maanden. De werknemer kan ook zelf ontbinding aanvragen, bijvoorbeeld bij structurele spanningen of een verstoorde arbeidsrelatie.

Vaststellingsovereenkomst Werkgever en werknemer maken samen afspraken over beëindiging. Dit gebeurt vaak met bemiddeling van een mediator of advocaat. Je onderhandelt over de vergoeding (meestal hoger dan de wettelijke transitievergoeding) en praktische zaken zoals de einddatum en een referentie. Een nadeel: je krijgt bij UWV een wachttijd voor je WW-uitkering opgelegd als de vergoeding hoger is dan de transitievergoeding (het meerdere wordt gekort op je uitkering). Sinds 2020 geldt deze sanctie niet meer bij vergoedingen tot maximaal de transitievergoeding plus een half maandsalaris. Laat je altijd juridisch adviseren voordat je tekent. Wat je tekent is definitief.

Beroep tegen een beslissing van UWV

Ben je het niet eens met de beslissing van UWV, dan kun je binnen zes weken bezwaar maken. Je stuurt een bezwaarschrift naar UWV waarin je uitlegt waarom de beslissing onjuist is. UWV heroverweegt de zaak en doet opnieuw uitspraak. Als je het ook met de beslissing op bezwaar niet eens bent, kun je beroep instellen bij de rechtbank. Dit is een volwaardige juridische procedure waarvoor je vrijwel altijd een advocaat nodig hebt.

Voor de werkgever geldt hetzelfde. Krijgt hij geen toestemming terwijl hij die wel verwachtte, dan kan hij bezwaar en beroep instellen. Tijdens de bezwaar- en beroepsprocedure blijf je gewoon in dienst.

Praktische tips voor werknemers

Krijg je de melding dat je werkgever een ontslagvergunning aanvraagt, onderneem dan direct actie:

Schakel hulp in Neem binnen een paar dagen contact op met je vakbond (als je lid bent) of een arbeidsrechtadvocaat. Veel rechtsbijstandverzekeringen dekken arbeidsrechtelijke procedures. De eerste intake is vaak gratis. Wacht hier niet mee tot de deadline voor je verweerschrift nadert.

Verzamel bewijs Maak kopieën van relevante documenten: arbeidscontract, functioneringsgesprekken, e-mails over je werkzaamheden, verzuimmeldingen en contacten met de bedrijfsarts. Bij reorganisatie: bewaar vacaturemails of berichten over nieuwe medewerkers die wel zijn aangenomen.

Schrijf een gedegen verweerschrift Benoem concrete feiten waarom de ontslaggrond niet klopt of waarom de procedure niet goed is gevolgd. Bijvoorbeeld: "Werkgever stelt dat ik disfunctioneer, maar ik heb in 2024 en 2025 een voldoende beoordeling gekregen" of "Er zijn drie vacatures bij de afdeling Verkoop waarvoor ik geschikt ben, maar deze zijn niet aan mij aangeboden."

Onderhandel parallel Soms is het verstandig om naast de UWV-procedure te onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst. Dit kan leiden tot een snellere oplossing en vaak een hogere vergoeding. Maar geef je positie niet zomaar op. Gebruik de lopende procedure als onderhandelingsmiddel.

Denk aan financiële gevolgen Bereken wat ontslag betekent voor je inkomen. Met de WW-uitkering ontvang je de eerste twee maanden 75% van je dagloon, daarna 70%, met een maximum van 24 maanden. Plan alvast hoe je omgaat met lagere inkomsten. Het verplichte eigen risico voor je zorgverzekering blijft gewoon €385 in 2026, ongeacht je werkloosheid.

Wanneer een arbeidsrechtadvocaat raadplegen

Juridische bijstand is sterk aan te raden zodra je een brief van UWV ontvangt over een ontslagaanvraag. Zeker in deze situaties:

Je hebt meer dan vijf jaar bij je werkgever gewerkt. De financiële belangen lopen dan snel op door de transitievergoeding en mogelijke salarisverlies.

De ontslaggrond lijkt onjuist of onduidelijk. Als je het fundamenteel oneens bent met de reden die je werkgever aanvoert, kan een advocaat de zwakke plekken in het dossier aanwijzen.

Je werkgever biedt een vaststellingsovereenkomst aan. Teken nooit zonder deze eerst te laten beoordelen. Een advocaat kan vaak nog onderhandelen over een hogere vergoeding of betere voorwaarden.

Er speelt een opzegverbod. Ben je zwanger, in ouderschapsverlof, OR-lid of langdurig ziek, dan heb je extra bescherming. Een advocaat weet precies welke regels gelden.

Je wilt zelf ontslag nemen via een ontbindingsverzoek. Als de situatie op het werk onhoudbaar is geworden (bijvoorbeeld door pesten, een conflict met je leidinggevende of structurele overbelasting), kun je zelf de rechter vragen het contract te ontbinden. Dit vereist juridische onderbouwing.

De procedure wordt complex. Bijvoorbeeld bij discussies over functie-indeling tijdens reorganisatie, bij twijfel over de medische grondslag van ziekteverzuim of bij onduidelijkheid over concernstructuren bij herplaatsingsonderzoek.

De kosten voor een advocaat liggen tussen €150 en €350 per uur exclusief btw, afhankelijk van ervaring en regio. Voor een gemiddelde ontslagzaak kun je rekenen op 8 tot 15 uur werk, dus tussen €1.200 en €5.250. Dit lijkt veel, maar weeg het af tegen het financiële belang. Bij een jaarinkomen van €40.000 en zes dienstjaren gaat het al snel om bedragen van €6.000 tot €15.000 aan vergoedingen en aanspraken. Check altijd eerst je rechtsbijstandverzekering.