Ontslagbrief schrijven: wat moet erin volgens de wet?

Ontslagbrief: hoe schrijf je deze juridisch correct?

Een ontslagbrief is een schriftelijke bevestiging dat een arbeidsovereenkomst eindigt. In Nederland heeft deze brief een duidelijke juridische functie: zonder schriftelijke vastlegging kan een ontslag later aangevochten worden. Zowel werkgevers als werknemers kunnen een ontslagbrief schrijven, maar de inhoud en vereisten verschillen sterk per situatie. Dit artikel legt uit wat er in een correcte ontslagbrief moet staan, wat de wettelijke spelregels zijn, en welke fouten je beter kunt vermijden.

Wat is een ontslagbrief precies?

Een ontslagbrief is een formeel document waarin staat dat de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd. De brief bevat minimaal de datum waarop het dienstverband eindigt en de reden voor het ontslag. Volgens Artikel 7:671 BW moet een beëindiging van een arbeidsovereenkomst altijd schriftelijk gebeuren. Een mondeling ontslag heeft in principe geen juridische waarde, al kan het wel gebruikt worden als bewijs bij een procedure.

De ontslagbrief kent twee hoofdvormen: de brief waarbij de werkgever het initiatief neemt (ontslag of beëindiging via de kantonrechter of UWV) en de brief waarbij de werknemer zelf opzegt. Deze twee situaties zijn juridisch compleet verschillend. Een werkgever kan niet zomaar ontslag geven zonder toestemming van UWV of een ontbindingsbeschikking van de kantonrechter (Artikel 7:671a BW). Een werknemer kan wel opzeggen, maar moet daarbij een opzegtermijn in acht nemen.

Stel je werkt al 7 jaar bij een bedrijf en je krijgt ineens een brief waarin staat dat je arbeidscontract over twee weken eindigt. Die brief is juridisch waarschijnlijk waardeloos als je werkgever niet eerst toestemming heeft gevraagd aan UWV of de kantonrechter. Het ontslagverbod is een belangrijke bescherming voor Nederlandse werknemers.

Ontslagbrief van de werkgever: wat zijn de regels?

Een werkgever kan een arbeidsovereenkomst op drie manieren beëindigen: via een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter, via een ontslagvergunning van UWV, of via een vaststellingsovereenkomst waarbij beide partijen instemmen. In alle gevallen moet de werkgever een schriftelijke ontslagbrief opstellen.

Bij een ontbinding via de kantonrechter krijgt de werkgever een beschikking waarin staat dat het dienstverband per een bepaalde datum eindigt. De werkgever moet vervolgens binnen redelijke termijn een ontslagbrief sturen. Deze brief bevat:

• De datum van de ontbindingsbeschikking
• Het zaaknummer van de kantonrechter
• De einddatum van het dienstverband
• Of er een vergoeding wordt betaald (transitievergoeding)
• Afspraken over vakantiedagen, auto van de zaak, laptop en andere zaken
• Informatie over waar het laatste salaris en de vakantiedagen naartoe worden overgemaakt

Bij een ontslagvergunning van UWV moet de ontslagbrief verwijzen naar de beschikking van UWV. Deze route wordt vooral gebruikt bij bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid. De werkgever moet de wettelijke opzegtermijn hanteren, die afhankelijk is van het aantal dienstjaren. Deze opzegtermijn staat in Artikel 7:672 BW en loopt op van één maand (bij minder dan 5 dienstjaren) tot vier maanden (bij 15 jaar of meer).

Een concrete situatie: je werkt 12 jaar bij een transportbedrijf dat failliet gaat. De werkgever krijgt toestemming van UWV om je te ontslaan. De opzegtermijn is dan drie maanden (10 tot 15 dienstjaren). De ontslagbrief die je ontvangt moet de UWV-beschikking vermelden, de einddatum (drie maanden na de datum van de brief) en informatie over je recht op een WW-uitkering.

Opzegbrief van de werknemer: hoe doe je dat?

Als werknemer kun je zelf ontslag nemen door je arbeidsovereenkomst op te zeggen. Dit heet een opzegging en hiervoor heb je geen toestemming nodig van UWV of een rechter. Je moet wel de opzegtermijn respecteren die in je arbeidscontract of CAO staat. Als daar niets over geregeld is, geldt de wettelijke opzegtermijn van één maand (Artikel 7:672 lid 2 BW).

Een correcte opzegbrief bevat:

• Een duidelijke mededeling dat je de arbeidsovereenkomst opzegt
• De datum waarop het dienstverband eindigt (rekening houdend met de opzegtermijn)
• Eventueel een korte motivatie (niet verplicht, maar soms handig)
• Het verzoek om een referentie of getuigschrift
• Afspraken over resterende vakantiedagen

Je hoeft geen reden te geven voor je ontslag. Veel werknemers doen dit toch omdat het professioneel overkomt, maar juridisch gezien is het niet verplicht. Schrijf bijvoorbeeld: "Hierbij zeg ik mijn arbeidsovereenkomst op per 1 juni 2026. Rekening houdend met mijn opzegtermijn van één maand is mijn laatste werkdag 31 mei 2026."

Een belangrijk detail: je opzegtermijn als werknemer is maximaal de helft van wat je werkgever moet hanteren, met een maximum van zes maanden. Staat er in je contract dat jij drie maanden moet opzeggen terwijl je werkgever maar twee maanden heeft, dan is die bepaling in strijd met Artikel 7:672 lid 3 BW en dus nietig.

Wat gebeurt er met je rechten na een ontslag?

Na een ontslag heb je recht op verschillende zaken. Ten eerste krijg je een transitievergoeding als je twee jaar of langer in dienst was en de werkgever het initiatief nam tot beëindiging (Artikel 7:673 BW). Deze vergoeding bedraagt een derde van je maandsalaris per dienstjaar voor de eerste tien jaar, en daarna een half maandsalaris per jaar.

Stel je verdient €3.000 bruto per maand en hebt 8 jaar gewerkt bij je werkgever die failliet gaat. Je transitievergoeding is dan: 8 jaar × €1.000 (een derde van €3.000) = €8.000 bruto. Let op: hier gaat nog loonheffing vanaf.

Ten tweede heb je recht op uitbetaling van je opgebouwde vakantiedagen. Volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag heb je recht op minimaal vier keer je wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen per jaar. Bij een vijfdaagse werkweek zijn dat 20 dagen. Heb je er 12 openstaan bij je ontslag, dan moet je werkgever die uitbetalen tegen je normale uurloon.

Ten derde kun je mogelijk aanspraak maken op een WW-uitkering bij UWV. Dit kan als je werkloos wordt door toedoen van je werkgever en je hebt in de afgelopen 36 weken minstens 26 weken gewerkt. De uitkering bedraagt de eerste twee maanden 75% van je dagloon, daarna 70% van je dagloon. De maximale duur is 24 maanden, afhankelijk van je arbeidsverleden.

Neem je zelf ontslag? Dan heb je in principe geen recht op WW. UWV beschouwt dit als verwijtbare werkloosheid. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld als je verhuist voor een partner die elders werk heeft gevonden, of als je ontslag nam vanwege ernstige arbeidsomstandigheden die je werkgever niet wilde verbeteren. Dit zijn echter grijze gebieden waar UWV streng over oordeelt.

Wanneer is een ontslagbrief ongeldig?

Een ontslagbrief kan om verschillende redenen juridisch ongeldig zijn. De belangrijkste reden is dat de werkgever geen toestemming had om te ontslaan. Krijg je een brief waarin staat dat je over een maand ontslagen bent, maar je werkgever heeft geen ontbindingsbeschikking of UWV-toestemming, dan kun je dit ontslag aanvechten bij de kantonrechter.

Een tweede reden is een te korte opzegtermijn. Als je werkgever je na 11 dienstjaren slechts twee maanden opzegtermijn geeft, terwijl de wet drie maanden voorschrijft (Artikel 7:672 BW), dan is de einddatum in de ontslagbrief onjuist. Je arbeidsovereenkomst loopt dan gewoon door tot de correcte einddatum.

Een derde probleem is ontslag tijdens een opzegverbod. Je mag niet ontslagen worden tijdens ziekte (maximaal twee jaar), zwangerschap, zwangerschaps- en bevallingsverlof, of tijdens je lidmaatschap van een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (Artikel 7:670 en 7:670a BW). Gebeurt dit toch, dan is het ontslag vernietigbaar. Je moet dan wel binnen twee maanden bezwaar maken bij de kantonrechter.

Een concreet voorbeeld: je werkt bij een schoonmaakbedrijf en raakt zwanger. Je werkgever vindt een vervanger en stuurt je een ontslagbrief. Dit ontslag is vernietigbaar omdat er een ontslagverbod geldt tijdens zwangerschap en tot zes weken na de bevalling (of langer bij ouderschapsverlof). Je kunt naar de kantonrechter stappen om het ontslag vernietigd te krijgen en je baan terug te eisen.

Voorbeeldteksten: hoe formuleer je een ontslagbrief?

Voorbeeld opzegbrief werknemer:

Geachte heer/mevrouw [naam],

Hierbij zeg ik mijn arbeidsovereenkomst met [bedrijfsnaam] op. Volgens mijn arbeidscontract bedraagt mijn opzegtermijn één maand. Mijn laatste werkdag is daarom [datum].

Ik verzoek u mij een getuigschrift te verstrekken en mijn resterende vakantiedagen (8 dagen) uit te betalen met mijn laatste salaris. Graag ontvang ik ook informatie over mijn pensioenopbouw en eventuele andere lopende regelingen.

Ik kijk terug op een prettige samenwerking en dank u voor de geboden kansen.

Met vriendelijke groet, [Naam]

Voorbeeld ontslagbrief werkgever (na ontbinding kantonrechter):

Geachte heer/mevrouw [naam],

De kantonrechter te [plaats] heeft bij beschikking van [datum], zaaknummer [nummer], uw arbeidsovereenkomst met [bedrijfsnaam] ontbonden per [datum].

Uw laatste werkdag is [datum]. U ontvangt een transitievergoeding van €[bedrag] bruto. Deze wordt uitbetaald met uw laatste salaris op [datum]. U heeft op dit moment [aantal] vakantiedagen openstaan. Deze worden eveneens uitbetaald.

Wij verzoeken u vóór uw laatste werkdag de laptop, toegangspas en eventuele andere bedrijfseigendommen in te leveren bij de personeelsafdeling.

U ontvangt binnen twee weken een getuigschrift. Voor vragen over een eventuele WW-uitkering kunt u contact opnemen met UWV via uwv.nl.

Met vriendelijke groet, [Naam werkgever/HR-manager]

Deze voorbeelden zijn uitgangspunten. Elke situatie is anders en kan specifieke toevoegingen vereisen, bijvoorbeeld over een auto van de zaak, een relatiebeding of een geheimhoudingsverklaring.

Praktische tips bij het opstellen

Verstuur je ontslagbrief altijd aangetekend of overhandig deze persoonlijk tegen ontvangstbewijs. Stuur daarnaast een kopie per e-mail. Dit voorkomt discussies over of en wanneer de brief is ontvangen. De opzegtermijn begint namelijk te lopen vanaf het moment dat de brief is ontvangen, niet vanaf de datum waarop je hem schrijft.

Bewaar alle correspondentie. Maak kopieën van je ontslagbrief, eventuele reacties van je werkgever, de beschikking van UWV of de kantonrechter, en alle e-mails over de beëindiging. Bij een conflict heb je dit allemaal nodig als bewijs.

Check je CAO. Veel sectoren hebben aanvullende regels over ontslagprocedures. In de bouw, zorg of onderwijs kunnen er specifieke afspraken zijn over opzegtermijnen, exitgesprekken of opleidingsvergoedingen die je moet terugbetalen. Deze staan vaak in de CAO en gaan voor op de wet als ze gunstiger zijn voor de werknemer.

Let op met voorwaarden. Soms biedt een werkgever een hogere vergoeding als je instemt met ontslag, maar wil hij in ruil daarvoor dat je afziet van verdere claims. Dit staat in een vaststellingsovereenkomst. Teken dit niet zonder het goed te lezen. Je hebt volgens de wet recht op twee weken bedenktijd nadat je zo'n overeenkomst hebt getekend (Artikel 7:900 BW). Gebruik die tijd om juridisch advies in te winnen.

Wanneer een arbeidsrechtadvocaat raadplegen?

Je moet juridisch advies inwinnen als je een ontslagbrief ontvangt terwijl er een opzegverbod geldt (ziekte, zwangerschap, OR-lidmaatschap), als de opzegtermijn je te kort lijkt, of als je werkgever geen melding maakt van een ontbindingsbeschikking of UWV-toestemming. Ook als je een vaststellingsovereenkomst aangeboden krijgt met afkoop van claims, is het verstandig dit eerst door een specialist te laten bekijken.

Wil je zelf ontslag nemen maar heb je een studieschuldclausule in je contract staan waarbij je opleidingskosten moet terugbetalen? Of heb je een concurrentiebeding dat je beperkt in je nieuwe baan? Dit zijn situaties waarin arbeidsrechtadvies je veel geld kan besparen. Een advocaat kan beoordelen of zo'n beding rechtsgeldig is en hoe lang het geldt.

Het Juridisch Loket biedt gratis eerste advies voor mensen met een laag inkomen. Daarnaast hebben vakbonden zoals FNV, CNV en VCP vaak gratis rechtshulp voor hun leden. Dit is een van de grote voordelen van vakbondslidmaatschap dat veel werknemers niet kennen.

Reageer altijd binnen de gestelde termijnen. Bij een ontbindingsbeschikking of ontslagbrief heb je vaak maar twee maanden om bezwaar te maken bij de kantonrechter (Artikel 7:683 BW). Laat je deze termijn verlopen, dan kun je het ontslag niet meer aanvechten, zelfs als het overduidelijk onterecht was.

Een ontslagbrief is meer dan een formaliteit. Het is een juridisch document dat je rechten en plichten vastlegt op een cruciaal moment in je loopbaan. Neem de tijd om te begrijpen wat erin staat, controleer of alle wettelijke eisen zijn nageleefd, en twijfel niet om hulp in te schakelen als iets onduidelijk is. EenCorrectly afgehandeld ontslag voorkomt maanden stress en mogelijk financiële schade.